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Software für Veranstaltungsmanagement bei Businessevents: Features und Funktionen

Mit dieser Software erhalten Sie ein äußerts effizientes Planungs-und Controllingwerkzeug für Ihr gesamtes Veranstaltungsmanagement bei Businessevents. Durch die Vereinfachung der administrativen Tätigkeiten und eine effektivere Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter ist in allen Veranstaltungsstufen eine erhebliche Ressourceneinsparung zu erwarten.

Die Software für Veranstaltungsmanagement optimiert das gesamte Veranstaltungsmanagement vor allem durch die effiziente Unterstützung bei der Kommunikation mit den potentiellen Teilnehmern (automatisierte E-Mailworkflows) für alle Arten von Businessevents:

  • Anmeldebestätigungen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Teilnahmebestätigungen werden automatisch generiert und bei Bedarf als PDF Mailanhang verschickt
  • Kopien lassen sich jederzeit, z.B. bei Änderungen der Teilnehmerpräferenzen einfach per Knopfdruck erstellen und erneut versenden
  • Alle Dokumente werden automatisch archiviert und können so jederzeit erneut aufgerufen werden


Die Software für Veranstaltungsmanagement wurde ursprünglich in Zusammenarbeit mit der BASF und dem BKK-BV ganz stringent auf die wirklichen Bedürfnisse einer effizienten Veranstaltungsorganisation entwickelt und wird auch in Abstimmung mit den weiteren Kunden stetig weiter ausgebaut.



eventclou-Leistungsbeschreibung / Module



Hotels und VIPs

Im Backend werden Hotels mit allen relevanten Daten und Bildern angelegt und können ganz einfach einer Veranstaltung zugewiesen werden. Auch unterschiedliche Anreisedaten und "late-check-in" werden vorab bereitgestellt.

Die Teilnehmer können bei Bedarf auch einzelnen Kategorien zugeordnet werden. So kann eine besondere VIP-Behandlung von vornherein Berücksichtigung finden.



Essen und Trinken

Ausgehend von den individuellen Wünschen unserer bisherigen Kunden können schon bei der Teilnehmeranmeldung besondere Einschränkungen bei den Nahrungsmitteln berücksichtigt werden.
Die Software lehnt sich dabei an die internationalen Kategorien der Lufthansa an. Nicht nur allergische Reaktionen, sondern auch religiöse Vorgaben werden hier von der Software abgebildet.

Bezahlungsmethoden

Besonders ökonomisch sind die beiden möglichen Bezahlungs-Module:

  • Per Überweisung
  • Per Kreditkarte

Schon bei der Anmeldung können die potentiellen Teilnehmer die Zahlungsarten auswählen und den Buchungsvorgang endgültig abschliessen. Die Software überprüft automatisch den ordnungsgemäßen Zahlungseingang und stellt die entsprechenden Daten im User-Backend übersichtlich bereit.

Weiterhin integrieren wir gerne die bekannten Bezahldienstleiter, z.B. PayPal

Mehrsprachigkeit

Alle Anwendungen werden modular so angelegt, dass neben der Trennung von Layout und Inhalten auch die Trennung einzelner Sprachen möglich ist.
Die Mehrsprachigkeit der gesamten Website (Frontend) ist somit schon bei der strategischen Planung berücksichtigt worden. Ein Auswahlbutton ermöglicht den Sprachwechsel auf jeder einzelnen Site. In der aktuellen Version stellen wir Ihnen Deutsch und Englisch zur Auswahl bereit. Über eine modulare Sprachdatei können bei Bedarf auch weitere Sprachen mit - vergleichsweise geringem Aufwand - hinzugefügt werden.



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