Software für Veranstaltungsmanagement bei Businessevents: Module, Features und Funktionen

 

Modularer Aufbau mit vielen praxiserprobten Features und Funktionen für Ihre Businessevents.

Mit dieser Software erhalten Sie ein äußerts effizientes Planungs-und Controllingwerkzeug für Ihr gesamtes Veranstaltungsmanagement bei Businessevents. Durch die Vereinfachung der administrativen Tätigkeiten und eine effektivere Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter ist in allen Veranstaltungsstufen eine erhebliche Ressourceneinsparung zu erwarten.

Die Software für Veranstaltungsmanagement optimiert das gesamte Veranstaltungsmanagement vor allem durch die effiziente Unterstützung bei der Kommunikation mit den potentiellen Teilnehmern (automatisierte E-Mailworkflows) für alle Arten von Businessevents:

  • Anmeldebestätigungen, Rechnungen, Zahlungserinnerungen und Teilnahmebestätigungen werden automatisch generiert und bei Bedarf als PDF Mailanhang verschickt
  • Kopien lassen sich jederzeit, z.B. bei Änderungen der Teilnehmerpräferenzen einfach per Knopfdruck erstellen und erneut versenden
  • Alle Dokumente werden automatisch archiviert und können so jederzeit erneut aufgerufen werden
 

Die einzelnen Software-Pakete im Überblick


1. Basispaket: Veranstaltungen, Anmeldungen und Teilnehmer verwalten

  • Benutzerverwaltung und Rechtemanagement
  • Übersicht der Veranstaltungen
  • Grunddaten der Veranstaltung
  • Veranstaltungs-Landingpage (Werbeseite)
  • Einladungs-Workflow für potentielle Teilnehmer
  • Bezahlung und Konditionen
  • Anmeldeformular und Anmelde-Workflow
  • Teilnehmerverwaltung und -management (CRM)
  • Namensschilder und Tischaufsteller
  • Check-In vor Ort


2. Pluspaket: Zusatzangebote zum Hauptevent und Referenten

Hier können Sie beliebige Zusatzangebote innerhalb einer (Haupt-)Veranstaltung anlegen und verwalten. Dabei werden Ihnen neben umfangreichen Filter- und Exportmöglichkeiten auch Teilnehmerbegrenzungen für die einzelnen Zusatzangebote bereitgestellt.
Neben Ihnen als Organisator und den potentiellen Teilnehmern spielen vor allem auch die Referenten eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Veranstaltung. Im Pluspaket ist deshalb ebenfalls ein umfangreiches und praxiserprobtes Referentenmanagement-Modul enthalten.

Innerhalb einer Veranstaltung können beliebig viele Zusatzangebote für die Teilnehmer angelegt und verwaltet werden. Die Zusatzangebote können sogar individuell limitiert werden, z.B. für einzelne Workshops die maximale Teilnehmeranzahl.
Beispiele für mögliche Zusatzangebote zu Ihrer eigentlichen Hauptveranstaltung

  • Workshops
  • Foren
  • Hotels
  • Abendgala
  • Meet the experts
  • Besichtigungen, usw.


3. Premiumpaket: Online-Kundencenter und weitere CRM-Tools

Hauptbestandteil des Premiumpaketes ist ein Online-Kundencenter, welches es potentiellen und regelmäßigen Teilnehmern (Kunden) ermöglicht, alle Veranstaltungen eigenständig zu organisieren und zu verwalten. Wie bei bekannten Webshops haben die Kunden dann „ihren“ Bereich, mit Merklisten, gebuchten und besuchten Veranstaltungen usw.

Der Mehrwert für alle Beteiligte ergibt sich vor allem, wenn Sie häufiger Veranstaltungen anbieten:

  • Veranstaltungsreihen
  • Schulungen
  • Weiterbildungen



, z.B. Foren, Workshops, Hotels und Checklisten

  • Sonstige 1 für das Anmeldeformular: Beliebige Zusatzangebote: Foren, Workshops, Hotels
  • Sonstige 2 für das Anmeldeformular: Beliebige Zusatzangebote: Foren, Workshops
  • Checklisten für die Organisation


Modul III: Referenten

  • Referenten können in beliebiger Anzahl angelegt werden
  • Referentenbereich mit Einwahl Upload-Möglichkeiten
  • Zuordnung zu einzelnen Veranstaltungen


Modul IV: Allgemeine Veranstaltungsübersichten – Listenansichten mit Teasertexten

  • Veranstaltungen werden chronoligisch in Listenansichten aufgelistet
  • Ähnlich bekannter Nachrichtenseiten mit Teasertext und Verlinkung zu den veranstaltungsspezifischen Seiten
  • Filtermöglichkeiten können beliebig hinzuprogrammiert werden


Modul V: Mehrere Unternehmensbereiche oder Geschäftsfelder getrennt verwalten

  • Geschäftbereiche individuell und getrennt bearbeiten (Front- und Backend)
  • Benutzerrechte dementsprechend zuweisen


Modul VI: Veranstaltungsspezifische Inhalte in Ihre Webseiten integrieren

  • Übernahme Ihrer Corporate-Design-Vorgaben
  • Implementierung über Angular-Technik (responsive)


Modul VII: Individuelle Schnittstellen

  • Schnittstellen zu externen Bezahldienstleistern (Kreditkarten, PayPal usw.)
  • Schnittstellen zu Ihrer Finanz-, ERP- und CRM-Software


Weitere Features und Funktionen

  • QR-Code für schnellen Check-In übers Smartphone oder Tablet
  • E-Mailverteiler mit PDF- und iCalendar/ICS-Anhängen
  • Mehrsprachigkeit fürs Frontend, bisher: Deutsch, Englisch und Französisch
 

eventclou-Backend: Veranstaltung und Teilnehmer bearbeiten und verwalten