Modularer Aufbau mit vielen praxiserprobten Features und Funktionen für Ihre Businessevents.
Mit dieser Software erhalten Sie ein äußerts effizientes Planungs-und Controllingwerkzeug für Ihr gesamtes Veranstaltungsmanagement bei Businessevents. Durch die Vereinfachung der administrativen Tätigkeiten und eine effektivere Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter ist in allen Veranstaltungsstufen eine erhebliche Ressourceneinsparung zu erwarten.
Die Software für Veranstaltungsmanagement optimiert das gesamte Veranstaltungsmanagement vor allem durch die effiziente Unterstützung bei der Kommunikation mit den potentiellen Teilnehmern (automatisierte E-Mailworkflows) für alle Arten von Businessevents.
Softwarepakete: Basis, Plus und Premium
Bereits das Basispaket stellt sehr viele Features und Funktionen für eine zügige und sichere Veranstaltungsplanung, -organisation und -durchführung bereit.
Auch die weiteren angebotenen Softwarepakete und Zusatzmodule resultieren auf den langjährigen Erfahrungen unserer Kunden und derer spezifischen Anforderungen in der Veranstaltungspraxis.
1. Basispaket: Veranstaltungen, Anmeldungen und Teilnehmer verwalten
- Benutzerverwaltung und Rechtemanagement
- Übersicht der Veranstaltungen
- Grunddaten der Veranstaltung
- Veranstaltungs-Landingpage (Werbeseite)
- Einladungs-Workflow für potentielle Teilnehmer
- Bezahlung und Konditionen
- Anmeldeformular und Anmelde-Workflow
- Teilnehmerverwaltung und -management (CRM)
- Namensschilder und Tischaufsteller
- Check-In vor Ort
2. Pluspaket: Zusatzangebote zum Hauptevent und Referenten
Hier können Sie beliebige Zusatzangebote innerhalb einer (Haupt-)Veranstaltung anlegen und verwalten. Dabei werden Ihnen neben umfangreichen Filter- und Exportmöglichkeiten auch Teilnehmerbegrenzungen für die einzelnen Zusatzangebote bereitgestellt.
Neben Ihnen als Organisator und den potentiellen Teilnehmern spielen vor allem auch die Referenten eine zentrale Rolle für eine erfolgreiche Veranstaltung. Im Pluspaket ist deshalb ebenfalls ein umfangreiches und praxiserprobtes Referentenmanagement-Modul enthalten.
Innerhalb einer Veranstaltung können beliebig viele Zusatzangebote für die Teilnehmer angelegt und verwaltet werden. Die Zusatzangebote können sogar individuell limitiert werden, z.B. für einzelne Workshops die maximale Teilnehmeranzahl.
Beispiele für mögliche Zusatzangebote zu Ihrer eigentlichen Hauptveranstaltung
- Workshops
- Foren
- Hotels
- Abendgala
- Meet the experts
- Besichtigungen, usw.
3. Premiumpaket: Online-Kundencenter „Meine Veranstaltungen“
Hinweis: Das Premiumpaket beinhaltet alle Features und Funktionen des Pluspaketes!
Hauptbestandteil des Premiumpaketes ist das Online-Kundencenter. Es ermöglicht den potentiellen und regelmäßigen Teilnehmern (Kunden) die Nutzung erweiterter Komfortfunktionen. Sie als Veranstalter können die Kundenbindung vertiefen und durch mögliche Vorteilspakete auch neue Anreize für die Registrierung schaffen.
Die Registrierung kann sowohl (abstrakt) über einen allgemeinen Registrierungsprozess erfolgen, als auch während der Anmeldung zu einer Veranstaltung. Auch eine Gruppenregistrierung ist jederzeit möglich. Die einmalige Registrierung (mit Double-Opt-In) vorausgesetzt, können alle Frontend-Funktionen im „eigenen eventclou-Bereich“ genutzt werden.
Die Einwahl ins Online-Kundencenter erfolgt über Benutzername und Kennwort. Ähnlich wie bei bekannten Webshops gibt es hier viele Möglichkeiten die persönlichen Präferenzen über das „eigene“ Online-Kundencenter zu verwalten.
Vorteile im Online-Kundencenter auf einen Blick:
- Firmendaten allgemein, gilt auch für (Firmen-) Gruppenverwaltung
- Rechnungsadresse auch abweichend zur Firmenadresse
- Personendaten für eine oder mehrere Personen (Gruppenverwaltung)
- Persönliche Daten können jederzeit geändert werden
- Erleichterter Anmelde-Workflow, da die Daten ja bekannt sind
- Nur abweichende persönliche Präferenzen bei einer Anmeldung auswählen
- Veranstaltungen können auf eine Merk- bzw. Wunschliste gesetzt werden
- Besuchte Veranstaltungen bleiben in Archivliste erhalten
- Download-Area für relevante Veranstaltungsdokumente
Das Kundencenter ermöglicht es Ihnen als Veranstalter, zukünftig über Ihr eventclou-Backend (erweitertes CRM) das Kundenverhalten besser zu analysieren und einen möglichen Mehrwert -sowohl bei Ihnen als auch bei den Kunden- zu generieren.
Zusatzmodule: Corporate Design, Englisch, Schnittstellen, weitere
1. Mehrere Unternehmensbereiche getrennt verwalten
Dieses Zusatzmodule bietet die Möglichkeit im eventclou-Backend, einzelne Geschäftsbereiche, Standorte oder Abteilungen in Ihrem Unternehmen mit unterschiedlichen Inhalten getrennt zu bearbeiten und zu verwalten. Dies betrifft auch die Trennung der einzelnen Benutzerkreise (Nutzerrechte) im Backend.
Verschiedene Corporate-Designs bei den Frontendseiten, Abfragefeldern, Dokumenten, Rechnungen usw. können ebenfalls getrennt, je Geschäftsbereich individuell umgesetzt werde.
2. Erweiterte Anpassungen an Ihr Corporate Design
Über das integrierte Content-Management-System (CMS) werden einige veranstaltungsspezifische Inhalte direkt generiert. Hier besteht die Möglichkeit, weitere firmenspezifische Besonderheiten zu berücksichtigen:
- Firmenangaben in den PDF-Dokumenten, ähnlich Ihres Briefpapiers
- Textinhalte in den PDF-Dokumenten (Bestätigung, Rechnung, Erinnerung usw.)
- Ihre Schriftgrößen -arten und -farben für die Frontend-Seiten und PDF-Dokumente
- Farben von Linien, Rahmen und Seitenhintergrund für die Frontend-Seiten
- Ihr Firmenlogo im Software-Backend
3. Veranstaltungsinhalte in Ihre Webseiten integrieren (White Label)
Wir bieten Ihnen die Möglichkeit alle relevanten eventclou-Inhalte und -Funktionen in Ihre eigenen (responsiven) Webseiten zu integrieren. Angleichungen an die auf Ihren Webseiten verwendeten Schriftarten, -farben und -größen usw. werden von uns zuvor eingerichtet.
Die hierbei angewandten Techniken sind HTML5, CSS3, Javascript und Angular. Somit wird sichergestellt, dass die Inhalte auf allen Gerätetypen (Desktop-PC, Notebook, Tablet und Smartphone) passend und optimiert angezeigt werden. Die Einbettungen werden ähnlich einfach gehandhabt wie die Webseiten-Einbettungen von Youtube-Videos oder Goggle-Maps Kartenausschnitten.
Der Clou: Ihre eigenen Webseiten-Inhalte sind von den eventclou-Inhalten nicht zu unterscheiden
4. Englische Frontend-Webseiten und Teilnehmer-Kommunikation
Ein Highlight unserer Software ist die Möglichkeit, beliebige Veranstaltungen in Deutsch und Englisch zu organisieren. Dabei werden alle Frontend-Webseiten und die Teilnehmer-Kommunikation (E-Mails, PDFs) automatisch in der jeweils präferierten Sprache der Teilnehmer generiert:
- Bei den Grundeinstellungen für die jeweilige Veranstaltung gibt es die Möglichkeit, die gewünschte(n) Sprache(n) für die jeweilige Veranstaltung auszuwählen, für Deutsch, Englisch, Deutsch/Englisch
- Die voreingestellte Sprache gilt für alle Frontendseiten der Veranstaltung mit allen Überschriften, Textinhalten, Bildern, Download-Elementen, Hinweistexten, Buttons usw.
Nachdem das Anmeldeformular ausgefüllt und die Anmeldung vollzogen ist, erhalten die Teilnehmer alle E-Mails für ihre Registrierung, Bestätigung, Rechnung, Zertifikate usw. in der präferierten Sprache. Auch die E-Mailanhänge (PDFs) für Rechnungen, Zertifikate usw. sind entsprechend verfasst.
Im eventclou-Backend kann gefiltert werden, nach Veranstaltungen mit den jeweiligen Spracheinstellungen. Bei der Teilnehmerverwaltung stehen ebenfalls umfangreiche sprachspezifische Filter bereit, z.B. für Datenexport, E-Mailverteiler, Namensschilder.
Bei den „finanziellen Angelegenheiten“ wird die bei der Anmeldung präferierte Sprache ebenfalls berücksichtigt. Abweichungen zum englischen Sprachraum, z.B. beim Datumsformat, der MwSt. oder auch der Weiterleitung zu den PayPal-Seiten, werden ebenfalls automatisch berücksichtigt.
5. Schnittstelle zum Bezahldienstleister PayPal mit Bezahlstatus
Hier wird die Möglichkeit der PayPal-Zahlung bei der Anmeldung zu Veranstaltungen zu den bestehenden Bezahlarten ergänzt. Potentielle Teilnehmer bezahlen zum Abschluss des Anmeldevorgangs wie gewohnt über ihr eigenes PayPal-Konto oder als Gast mit Kreditkarte.
Die PayPal-Zahlung wird auch im eventclou-Backend in die bestehenden Workflows integriert. Nach erfolgreicher Bezahlung wird automatisch eine personifizierte E-Mail mit angehängtem Rechnungs-PDF an die Teilnehmer versendet. Die entsprechende Einrichtung und Pflege eines PayPal-Händlerkontos obliegt Ihnen.
Erwähnenswert ist, dass strengste Sicherheitsstandards eingehalten werden, da keinerlei Finanzdaten der Teilnehmer auf unseren/Ihren Webserven (zwischen-)gespeichert werden.
6. Schnittstelle für virtuelle Veranstaltungen mit GoTo Webinar
Mit eventclou können Sie auch Webseminare bzw. Webkonferenzen organisieren. Die integrierte Schnittstelle (API) zu einem der führenden Softwareanbieter von Webseminaren und Webkonferenzen (GoTo Webinar) ermöglicht Ihnen die gewohnt komfortable Verwaltung Ihrer Veranstaltungen und der Teilnehmer im eventclou-Backend.
Sie halten „einfach nur“ die Webseminare ab und das gesamte administrative eventclou-Backend bleibt wie bisher erhalten. Alle relevanten Teilnehmerdaten für die Organisation und Durchführung der Webseminare werden automatisch (hin- und her) übertragen und abgeglichen.
7. Schnittstellen zu weiteren Softwareanbietern (CRM, ERP usw.)
Wir haben bereits einige Projekte mit Bezahldienstleistern (Concardis, PayPal) oder Finanzsoftware-Anbietern (Fibunet) erfolgreich umgesetzt. eventclou erhält dann jeweils eine „Rückmeldung“ über den Bazahlvorgang/-status und setzt den Teilnehmerstatus entsprechend auf „bezahlt“.
Für einige unserer bisherigen Kunden wurden auch individuelle Schnittstellen zu firmenspezifischen Software-Anwendungen bereitgestellt, z.B. Newsletter-, Finanz-, CRM- und ERP-Software.
Gerne erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam Lösungen, um die relevanten Daten Ihrer Veranstaltungsdaten auch mit bestehenden Software-Anwendungen zu verknüpfen.
